Privacyverklaring Stichting de IJsvogel
Inhoudsopgave
1. Wat is Stichting “De IJsvogel Biddinghuizen”.
2. Wat zijn persoonsgegevens?.
3. Waarvoor gebruikt De IJsvogel persoonsgegevens?.
4. Welke persoonsgegevens gebruiken wij en hoe lang bewaren wij ze?.
5. Hoe komt De IJsvogel aan uw persoonsgegevens?.
6. Met wie delen we persoonsgegevens?.
7. Hoe zorgen we dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn?.
8. Vragen over uw gegevens, uw gegevens inzien, aanpassen en laten verwijderen.
9. Wijzigingen.
1.Wat is Stichting “De IJsvogel Biddinghuizen”
In en rondom Biddinghuizen vinden gedurende het jaar tal van activiteiten plaats. Een deel van deze activiteiten wordt georganiseerd door Stichting “De IJsvogel Biddinghuizen” (hierna te noemen De IJsvogel). De stichting, onder de paraplu van Algemene vereniging voor Dorpsbelangen Biddinghuizen, organiseert evenementen als Koningsdag, de avondvierdaagse, de Sinterklaasintocht en nog vele andere.
Door het samenbrengen van mensen en het aanbieden van evenementen probeert De IJsvogel de sociale cohesie in het dorp te bevorderen.
De IJsvogel is in 2007 opgericht als zelfstandige entiteit, maar wel onder de paraplu van Dorpsbelangen Biddinghuizen.
Als stichting vinden wij het belangrijk dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn. Daarom hebben wij een privacy beleid opgesteld. Zo is helder welke regels wij hanteren voor het omgaan met persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring leest u wat wij voor gegevens van u verwerken, hoe wij daarmee omgaan en wat u van ons mag verwachten.
2.Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbaar persoon. Dit zijn gegevens die direct over een persoon gaan of naar een persoon herleidbaar zijn. Persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld iemands naam, adres en woonplaats zijn. Ook informatie als telefoonnummers, postcodes met huisnummers en e-mailadressen zijn persoonsinformatie.
Bepaalde informatie is te kwalificeren als bijzondere persoonsgegevens. Het gaat hierbij om gegevens als:
Ras of etnische afkomst;
Politieke opvattingen;
Godsdienst of levensovertuiging;
Lidmaatschap van een vakbond;
Genetische of biometrische gegevens met oog op unieke identificatie;
Gezondheid;
Seksualiteit;
Strafrechtelijk verleden.
Een organisatie mag geen bijzondere persoonsgegevens gebruiken, tenzij daarvoor in de wet een uitzondering is.
3.Waarvoor gebruikt De IJsvogel persoonsgegevens?
De IJsvogel gebruikt persoonsgegevens bij het organiseren van haar activiteiten. Dit kan om verschillende redenen zijn.
U helpt ons bij het organiseren en/of uitvoeren van activiteiten.
Wij leggen persoonsgegevens vast van de vrijwilligers die ons helpen bij het organiseren van evenementen. Denk bijvoorbeeld aan vrijwilligers die het verkeer regelen tijdens de Sinterklaasintocht, de routes bedenken voor de avondvierdaagse of de kassa bemannen bij de jaarlijkse feestavond.
Daarnaast zijn er organisaties die De IJsvogel financieel, met kennis of met materiaal ondersteunen. Van deze bedrijven leggen we gegevens vast alsmede die van de contactpersonen bij deze bedrijven.
Wij leggen van deze mensen persoonsgegevens vast zodat wij ze kunnen benaderen in aanloop naar evenementen of bijvoorbeeld voor sponsordoeleinden.
U bent deelnemer aan een van onze evenementen.
Voor sommige evenementen is het nodig om persoonsgegevens vast te leggen om het evenement goed uit te kunnen voeren. Denk bijvoorbeeld aan het opgeven voor de seniorenmaaltijd, een Sinterklaasbezoek of deelnemen aan de avondvierdaagse. In dat soort gevallen leggen wij persoonsgegevens vast zodat wij weten hoeveel mensen deelnemen en wie wij kunnen verwachten.
U bent op een andere manier betrokken bij onze evenementen.
Tijdens de organisatie van evenementen leggen wij persoonsgegevens vast. Dit kan bijvoorbeeld gaan om gegevens van onze contactpersoon bij de kermis of vermelding van de EHBO vrijwilliger in een draaiboek. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de organisatie van evenementen.
4.Welke persoonsgegevens gebruiken wij en hoe lang bewaren wij ze?
Wij leggen alleen gegevens vast die wij echt nodig hebben. Het gaat hier veelal om algemene persoonsgegevens. Wij gebruiken deze gegevens vooral om mensen te identificeren als deelnemer aan een evenement of ze te benaderen tijdens de organisatie van een evenement.
Gegevens die De IJsvogel eventueel van u vastlegt zijn:
Naam;
Adres;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Geboorte datum;
Geboorte plaats;
Naam van uw bedrijf.
Veel mensen die De IJsvogel ondersteunen, in welke vorm dan ook, doen dit voor langere tijd. Wij leggen dan ook voor langere tijd hun persoonsgegevens vast. In ieder geval zolang ze betrokken zijn bij de stichting.
De persoonsgegevens van deelnemers aan evenementen worden verwijderd uiterlijk aan het eind van het kalenderjaar waarin het evenement heeft plaatsgevonden.
Gevoelige persoonsgegevens
In sommige gevallen beschikken wij over gevoelige persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan medische gegevens van een kind dat deelneemt aan een evenement. Gevoelige persoonsgegevens worden enkel bewaard voor de duur van het evenement. Na een evenement worden deze gegevens geretourneerd of verwijderd.
5.Hoe komt De IJsvogel aan uw persoonsgegevens?
In de meeste gevallen zullen uw persoonsgegevens door uzelf aan ons zijn verstrekt. Denk bijvoorbeeld aan een situatie dat u zich opgeeft als deelnemer aan een evenement of aanmelding als vrijwilliger. In dat geval verstrekt u ons uw persoonsgegevens.
Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens betrekken uit openbare bronnen zoals uw bedrijfswebsite, telefoongids etc. Ook kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens ontvangen van een derde. Denk bijvoorbeeld aan een leverancier die ons wordt aangeraden en waarvan wij een telefoonnummer ontvangen.
6.Met wie delen we persoonsgegevens?
Wij delen niet zonder meer persoonsgegevens met derden. In sommige gevallen delen wij persoonsgegevens wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening. Denk bijvoorbeeld aan gegevens over de coördinator van een evenement welke wij doorgegeven aan een vergunningverlener.
In uitzonderlijke gevallen kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met overheidsinstanties. Denk dan bijvoorbeeld aan persoonsgegevens die wij delen met de Politie indien u zich misdraagt op een evenement of bij ons bekende medische informatie die wij delen met hulpdiensten wanneer u wat overkomt tijdens een evenement.
7.Hoe zorgen we dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn?
Uw persoonsgegevens worden altijd bewaard in afgeschermde omgevingen. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van een e-mailserver die beveiligd is met een wachtwoord. Daarnaast bewaren wij gegevens in de cloud middels Dropbox. Ook hier is sprake van met een wachtwoord afgeschermde omgeving.
8.Vragen over uw gegevens, uw gegevens inzien, aanpassen en laten verwijderen.
Als betrokkene heeft u op grond van artikel 15 van de AVG een aantal rechten. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl) kunt u meer informatie vinden over uw rechten.
Voor uw relatie met De IJsvogel zijn met name de volgende rechten van belang:
Het recht op vergetelheid: u heeft het recht om ‘vergeten’ te worden. In dat geval zullen wij al uw persoonsgegevens die bij ons bekend zijn wissen;
Het recht op inzage: u heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u bewaren in te zien;
Het recht op rectificatie en aanvulling: u heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben te wijzigen.
Voor vragen over uw gegevens die wij van u hebben vastgelegd kunt u zich wenden tot het dagelijks bestuur van De IJsvogel. U kunt dit doen door een e-mail te sturen naar info@ijsvogel.net. Indien u gebruik wilt maken van uw rechten op grond van artikel 15 van de AVG kunt u zich ook wenden tot voornoemd e-mailadres.
9.Wijzigingen.
De IJsvogel behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Check daarom regelmatig de disclaimer voor eventuele aanpassingen. Ofschoon de informatie met de grootst mogelijke zorg is samengesteld, kan geen aansprakelijkheid worden aanvaard voor eventuele onjuistheden van welke aard ook.
Waar deze privacyverklaring niet voorziet, volgen wij de landelijke AVG richtlijnen.
De IJsvogel heeft geen Functionaris Gegevensbescherming (FG).
